Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych partnerów biznesowych/dostawców

Niniejszy dokument zawiera informacje o Twoich prawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Smart Energy Holding a.s., nr identyfikacyjny firmy: 10676406, z siedzibą pod adresem U Trezorky 921/2, Jinonice, 158 00 Prague 5, lub przez podmioty kontrolowane lub kontrolujące, które wspólnie z Smart Energy Holding a.s. tworzą grupę w rozumieniu sekcji 71-91 ustawy nr 90/2012 Dz.U., o spółkach handlowych.

Zalecamy uważne zapoznanie się z informacjami. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby były one jak najbardziej zrozumiałe. Jeśli coś jest dla Ciebie niejasne, z przyjemnością wyjaśnimy każdy termin lub postanowienie.

1. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem danych osobowych, czyli podmiotem, który ustala cele i środki przetwarzania Twoich danych osobowych, w szczególności danych osobowych partnerów biznesowych/dostawców, jest firma Smart Energy Holding a.s. (dalej „SEH”). SEH nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jak przetwarzane są Twoje dane osobowe?

Podczas przetwarzania danych osobowych przestrzegamy obowiązujących przepisów prawa, w szczególności Rozporządzenia (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku, znanego jako Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych („RODO”), oraz związanych z nim przepisów prawnych.

3. Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

Przetwarzamy i przechowujemy Twoje dane osobowe wyłącznie w następujących celach:

• działalności gospodarczej;
• negocjacji zawarcia umowy, realizacji obowiązków umownych;
• świadczenia powiązanych usług;
• wypełniania obowiązków przedsiębiorcy wobec organów państwowych i samorządowych;
• prowadzenia dokumentacji i celów statystycznych;
• celów marketingowych i reklamowych;
• ochrony uzasadnionych interesów SEH.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

• konieczność przetwarzania dla wykonania obowiązków umownych zgodnie z artykułem 6 ust. 1 lit. b RODO;
• konieczność przetwarzania dla wypełnienia obowiązków prawnych SEH zgodnie z artykułem 6 ust. 1 lit. c RODO;
• w celach kontroli przez organy państwowe i samorządowe;
• uzasadniony interes SEH zgodnie z artykułem 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie relacji z partnerami biznesowymi, świadczenie opieki klienta oraz przesyłanie komunikacji handlowej SEH związanej z usługą lub towarem, które są przedmiotem umowy.

4. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Przetwarzamy w szczególności następujące dane osobowe: imię, nazwisko, tytuły akademickie (jeśli dotyczy), datę urodzenia, numer identyfikacyjny przedsiębiorcy (ID), numer identyfikacji podatkowej (VAT), adres zamieszkania (stały lub czasowy), adres siedziby firmy, adres dostawy lub inny kontaktowy, adres e-mail, numer telefonu, numer konta bankowego, podpis (w formie papierowej i cyfrowej, w tym metadane podpisu), informacje o członkostwie w organach statutowych osoby prawnej oraz wszelkie inne dane osobowe związane z zawarciem i realizacją umowy lub świadczeniem usług.

Dodatkowo przetwarzamy dane związane z Twoją komunikacją pisemną i elektroniczną z SEH, w tym identyfikatory, takie jak adresy IP, dane przeglądarki oraz rodzaj urządzenia elektronicznego.

Twoje dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

SEH przetwarza dane osobowe zarówno ręcznie, jak i automatycznie, bezpośrednio przez swoich pracowników oraz, w miarę potrzeby, przez podmioty przetwarzające (zobacz punkt 8 poniżej). Ochrona danych osobowych przez SEH jest zabezpieczona technicznie i organizacyjnie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dane są gromadzone i przetwarzane w określonych, jasnych i legalnych celach. Przetwarzanie danych nie odbywa się w sposób niezgodny z tymi celami. Zbierane i przetwarzane są wyłącznie dane, które są absolutnie konieczne dla wskazanego celu.

6. Komunikacja z infolinią obsługi klienta SEH – nagrywanie rozmów telefonicznych

Jeśli komunikujesz się z nami telefonicznie za pośrednictwem infolinii wsparcia technicznego, nasze rozmowy mogą być nagrywane. Zawsze informujemy Cię o nagrywaniu rozmowy na początku połączenia. Nagrania rozmów są przechowywane w naszym wewnętrznym systemie informacyjnym. Nagrywamy rozmowy z powodu uzasadnionego interesu SEH, który obejmuje dokumentowanie Twoich zapytań, sugestii lub reklamacji, aby móc je zarejestrować, ocenić, odpowiednio rozwiązać oraz zapewnić, że właściwie i terminowo wywiązujemy się z naszych zobowiązań umownych. Dodatkowo nagrywamy rozmowy, aby wykazać, że przestrzegamy naszych standardów jakości komunikacji i świadczonych usług. 

Należy zauważyć, że rozwiązanie technologiczne nie pozwala nam natychmiast zaprzestać nagrywania rozmowy, jeśli podczas połączenia okaże się, że nie ma prawnych podstaw do nagrywania lub jeśli zgłoszona zostanie rezygnacja z zgody. W takich przypadkach zanotujemy Twoją prośbę i przekażemy ją do przetworzenia. Jeśli Twoja prośba jest uzasadniona i nie ma dalszych podstaw do przetwarzania nagrania, nagranie rozmowy zostanie trwale usunięte ze wszystkich nośników w ciągu miesiąca od daty rozmowy.

7. Jak chronimy Twoje dane osobowe?

Możesz być pewien, że traktujemy Twoje dane osobowe z należytą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zabezpieczamy Twoje dane osobowe w maksymalnym stopniu, odpowiadającym poziomowi technicznemu dostępnych zasobów. SEH wdraża następujące środki techniczne i organizacyjne:

• Fizyczny dostęp do pomieszczeń SEH jest ograniczony przez zamykanie drzwi wejściowych;
• Ochrona dokumentów papierowych przed nieautoryzowanym kopiowaniem i wykorzystaniem zapewniana jest przez przechowywanie ich w zamkniętych szafkach i biurach dostępnych tylko dla wybranych pracowników SEH;
• Dokumenty elektroniczne są chronione hasłami, szyfrowaniem danych, a dostęp do sieci SEH jest zabezpieczony zaporą ogniową.

Przy przekazywaniu Twoich danych osobowych poza SEH, umownie zapewniamy odpowiedni poziom ochrony i bezpieczeństwa danych zgodnie z odpowiednimi wymaganiami prawnymi.

8. Komu jeszcze przekazujemy Twoje dane osobowe i dlaczego?

Zasadniczo nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza SEH, chyba że:

• Posiadamy Twoją zgodę;
• Dotyczy to członka grupy SEH (w szczególności PHOTOMATE s.r.o., Photomate Logistic s.r.o., Photomate Energy s.r.o., Prokišova s.r.o., PHOTOMATE Polska Sp. z o.o., Polska, PHOTOMATE Hungary Kft., Węgry, LLC PHOTOMATE, Ukraina, PHOTOMATE BULGARIA EOOD, Bułgaria, PHOTOMATE Scandinavia ApS, Dania, PHOTOMATE Green Energy Romania Srl., Rumunia, PHOTOMATE Eurasia LLC, Gruzja, Photomate Scandinavia AB, Szwecja, jednostki organizacyjne PHOTOMATE s.r.o. w Estonii i Litwie, Photomate Kazakhstan, PHOTOMATE CA LLC, Uzbekistan);
• Strony trzecie działające jako procesory danych w naszym imieniu świadczą usługi techniczne i organizacyjne, w tym operacje oprogramowania i przechowywanie danych, oraz osoby świadczące usługi księgowe, podatkowe lub prawne dla administratora danych zgodnie z naszymi instrukcjami;
• Wypełniamy obowiązki nałożone przez przepisy prawa, co może obejmować organy finansowe lub inne odpowiednie organy, gdy wymaga tego ustawowe przepisy prawne.

Poza powyżej wymienionymi przypadkami nie zamierzamy przekazywać Twoich danych osobowych do krajów spoza UE ani organizacji międzynarodowych.

9. Jakie prawa w zakresie ochrony danych osobowych przysługują użytkownikowi?

W odniesieniu do przetwarzanych przez nas danych osobowych użytkownikowi przysługują następujące prawa, z których może skorzystać wobec nas jako administratora danych:

• prawo do uzyskania potwierdzenia zakresu przetwarzania Twoich danych osobowych oraz dostępu do tych danych;
• prawo do sprostowania lub uzupełnienia Twoich danych osobowych, jeśli są one nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, jeśli spełnione są warunki określone w przepisach prawa;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych;
• prawo do przeniesienia Twoich danych osobowych do innego administratora danych.

W przypadku gdy przetwarzamy niektóre z Twoich danych osobowych na podstawie Twojej zgody, masz prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych.

Możesz wykonywać wszystkie swoje prawa, składając pisemną prośbę do administratora danych pod adresem siedziby SEH lub wysyłając e-mail na adres info@photomate.eu